Softwarepakketten worden ontwikkeld om één probleemtype op te lossen: rekenblad, gegevensbeheer, tekstverwerking, presenteren,… Deze softwarepakketten worden gebruikt om specifieke deelproblemen op te lossen. Maar vaak is het noodzakelijk om gegevens vanuit het ene pakket te gebruiken binnen een ander pakket. Wanneer je toepassingen afkomstig van dezelfde ontwikkelaar gebruikt, is de integratie van de gegevens vaak eenvoudig. De uitwisseling van gegevens tussen MS Word, MS Excel, MS Powerpoint en MS Access is eenvoudig te realiseren. Dit zullen we binnen dit onderdeel bespreken.
De overdracht van gegevens tussen verschillende softwarepakketten kan ofwel statisch ofwel dynamisch gebeuren.
Bij een statische gegevensoverdracht wordt er een kopie gemaakt van de gegevens. De koppeling met het oorspronkelijke bestand blijft niet behouden. Indien er wijzigingen gebeuren in het originele bestand, worden deze niet aangepast in het bestand waar deze gegevens in werden gekopieerd.
Bij een dynamische gegevensoverdracht wordt de koppeling tussen de oorspronkelijke gegevens en de ingevoegde gegevens wel behouden. Dus wanneer de oorspronkelijke gegevens worden gewijzigd, worden deze automatisch gewijzigd in het gekoppelde bestand.
Let op! Wanneer de gegevens worden gewijzigd in het gekoppelde bestand, worden de wijzigingen niet doorgevoerd in het originele bestand. Je doet deze wijzigingen dus steeds in het originele bestand!
Let op! Het is ook belangrijk dat je de naam van het gekoppelde, oorspronkelijke bestand niet wijzigt, want dan gaat de koppeling van de gegevens verloren.
De gegevens kunnen statisch of dynamisch ingevoegd worden, waarbij je kiest of deze gegevens ingesloten of ingeplakt worden. Het verschil zit erin dat wanneer je gegevens inplakt, je de gegevens worden omgezet naar het formaat van het doeldocument. Wanneer de gegevens worden ingesloten, blijft de brontoepassing gekend.