Tabellen

Als je een database wil opzetten, heb je in eerste instantie gegevens nodig. Die gegevens zijn in Access in tabellen opgeslagen. Aangezien een database meer dan één tabel kan bevatten. Komt het er dus op aan om te weten welke gegevenstabellen je nodig hebt.

Het spilbedrijf waarmee wij werken, is de firma Playland die de volgende activiteiten uitoefent:

Het bedrijf heeft vestigingen in Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Hasselt en Leuven. Elke vestiging is een aparte vennootschap en wordt door een zelfstandig zaakvoerder geleid. We willen een database maken om (een deel van) de administratie bij te houden. 

Het ideale is dat de database ontworpen wordt met 9 tabellen. We geven je alvast 1 van de tabellen:

tblArtikelVerhuur: de artikels die bestemd zijn om te verhuren.

!AANVULLEN!

We gebruiken in deze cursus de volgende conventies.

• De namen van objecten beginnen met een code die het soort object aangeeft.

• Er worden geen spaties gebruikt in objectnamen. Spaties kunnen problemen opleveren in de programmeertaal van Microsoft Office (Visual Basic for Applications). Dat wordt in de praktijk vaak opgelost door onderstrepingstekens (underscores = _) te gebruiken of door elk woord met een hoofdletter te beginnen (Camelcase). Wij kiezen voor de laatste methode. 

Start Access en open je database Playstart.accdb.

In het startvenster kun je de database wellicht in het onderdeel Recent selecteren.  (Als je deze toch direct op de juiste locatie hebt opgeslagen). Als dat niet het geval is, klik je op Andere bestanden openen zodat het deelvenster Openen verschijnt. Daar open je de database Playstart.accdb die je in de inleiding  hebt gemaakt. (GD / Informatica / Databanken)

Als je een database opent, verschijnt telkens eerst een beveiligingswaarschuwing. Access wil je zo beschermen tegen databanken met programmacode die mogelijk schadelijk is voor je computer.

Als het gaat op een database die je zelf gemaakt hebt of waarvan de  herkomst betrouwbaar is, klik je op de opdrachtknop Inhoud inschakelen.

In de database moet je een aantal tabellen maken. Het maken van een tabel bestaat uit twee stappen:

• het ontwerpen van de tabelstructuur;

• het invoeren van de gegevens. 

Als je een tabelstructuur wil ontwerpen, moet je je eerst afvragen welke gegevens er in de tabel opgenomen moeten worden.

Als voorbeeld werken we de tabel tblPersoneelsleden op die manier uit. In het kader op de volgende pagina noteer je de verschillende gegevens die de tabel moet bevatten.

Als je een tabel ontwerpt, is het belangrijk dat ze de juiste gegevens bevat. Bij het ontwerpen moet je jezelf de volgende vragen stellen:

• Ontbreken er geen gegevens?

• Heb ik alle gegevens die ik in de tabel wil opnemen wel nodig?

Bij het ontwerpen van de tabel tblPersoneelsleden heb je zeker volgende velden (gegevensonderdelen) nodig: Personeelsnummer, naam en voornaam. 

Onderstaande velden hebben we nodig:

Als je weet welke gegeven de tabel moeten bevatten, kan je de tabel ontwerpen.

• klik op de tab Maken (groep Tabellen) op de knop Tabelontwerp;

• het ontwerpscherm wordt vervolgens getoond.

In de tabelstructuur zijn twee zaken heel belangrijk: de veldnaam en het gegevenstype.

• de veldnaam geeft aan welke gegevens het veld bevat;

• het gegevenstype hangt af van de aard van de gegevens die in het veld ingevoerd zullen worden.

In het onderstaande overzicht vind je de verschillende gegevenstypen.

• Je kan ook een beschrijving invoeren, maar dat is niet verplicht. De beschrijving verschijnt in de statusbalk onderaan op het scherm bij het invullen van de gegevens in het veld.

• Als  je de invoegpositie in de kolom Gegevenstype zet en op functietoets F1 drukt, krijg je meer uitleg over de verschillende gegevenstype.

Merk op! Bij het maken van de tabelstructuur kies je betekenisvolle veldnamen. Ook moet je gegevenstypen kiezen die overeenkomen met de aard van de gegevens die in de velden ingevoerd zullen worden.

Om de tabelstructuur in Access in te voeren, ga je als volgt te werk.

Stap 1: Tik de veldnaam in. Onderaan rechts vind je meer uitleg over de veldnaam. De naamgeving moet aan de volgende voorwaarde voldoen.

• de veldnaam mag maximaal 64  tekens lang zijn;

• spaties en speciale tekens zijn toegelaten. (Een spatie mag niet als eerste teken);

• de volgende tekens zijn o.a. niet toegelaten: . ! [ ].

De conventies voor naamgeving gelden niet alleen voor de veldnamen, maar ook voor de namen van tabellen, query’s, formulieren, rapporten, …

Stap 2: Kies het juiste gegevenstype.

Stap 3: In de laatste kolom geef je eventueel een beschrijving in.

We kennen onderstaande types toe aan de velden:

Voor elke tabel wordt bij voorkeur een primaire sleutel gedefinieerd. Een primaire sleutel is een speciaal soort index op één of meer velden waarbij de inhoud van het veld of de velden voor alle records verschillend moet zijn. Bovendien mag de inhoud nooit leeg zijn.

Voor iedere tabel kan maar één primaire sleutel ingesteld worden. Door een primaire sleutel in te stellen, verlopen een aantal zoekfuncties in een tabel sneller. Als je een record toevoegt, controleert Access of de inhoud van de primaire sleutel elders in de tabel nog niet voorkomt.

Om een primaire sleutel in te stellen, klik je op de tab Ontwerpen (groep Extra) op de knop Primaire sleutel. Je kunt ook met de rechtermuisknop op het veld klikken en de opdracht Primaire sleutel uitvoeren.

Om een primaire sleutel te verwijderen, moet je met de rechtermuisknop op het veld klikken waarop de primaire sleutel ingesteld is en de opdracht primaire sleutel aan te klikken. 

Als je zelf geen primaire sleutel definieert, stelt Access voor om een primaire sleutel te maken.

• als de tabel al een veld met het gegevenstype AutoNummering bevat, krijgt dat veld de primaire sleutel;

• in een tabel zonder veld met het gegevenstype AutoNummering wordt vooraan in de tabel een nieuw veld toegevoegd met als gegevenstype AutoNummering. Dat veld krijgt de naam Id.

Voor tblPersoneelsleden is Personeelsnummer de primaire sleutel. Dit moet uniek zijn waardoor het een geschikte personeelsnummer is. 

Een combinatie van Naam en/of Voornaam of slechts 1 van de twee is een slechte primaire sleutel daar de combinaties of 1 van de Naam niet uniek is. Jan Janssens kan twee keer voorkomen maar hij kan slechts 1 personeelsnummer hebben.

Het is natuurlijk mogelijk om de tabelstructuur te wijzigen als er al gegevens in de tabel ingevuld werden. Toch moet je daarbij met het volgende rekening houden:

• door het gegevenstype van een veld te wijzigen, kunnen de gegevens in dat veld verloren gaan;

• als je te veel aanpassingen ineens doorvoert, kan de inhoud van bepaalde velden verloren gaan;

• het is af te raden om de tabelstructuur grondig te veranderen als de records al ingevoerd werden;

• je kan wel nog zonder gevaar velden toevoegen of verwijderen.

Als je de tabelstructuur achteraf wilt wijzigen, klik je in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel en voer je in het snelmenu de opdracht Ontwerpweergave uit.

Het toevoegen van een veld kan zonder problemen gebeuren in een lege rij onderaan in de tabelstructuur. Wil je een veld tussen twee bestaande velden invoegen, klik dan met de rechtermuisknop op het veld waarboven je een veld wil invoegen en voer in het snelmenu de opdracht Rijen invoegen uit of klik op de knop  in het tab Opmaak (groep Extra) van het lint.

• voeg na het veld Telefoonnummer het veld Gsm-nummer toe;

• voeg tussen de velden E-mailadres en Geboortedatum de velden IBAN, BIC en Nummer rijksregister toe;

• voeg na het veld Gehuwd de velden Naam echtgeno(o)t(e), Voornaam echtgeno(o)t(e), Beroep echtgeno(o)t(e) en Aantal kinderen toe;

• sla de tabel opnieuw op.

Het kan gebeuren dat je een veld uit de tabel wil schrappen. Hou er dan wel rekening mee dat ook de inhoud van dat veld in alle records verwijderd wordt. In de ontwerpweergave klik je hiervoor met de rechtermuisknop op het gewenste veld en kies in het snelmenu de opdracht Rijen verwijderen. Ook via de tab Ontwerpen (groep Extra) vind je een knop .

Het verwijderen van een rij kan onmiddellijk ongedaan gemaakt worden met de knop Ongedaan maken (werkbalk Snelle toegang). Dat is niet meer mogelijk als het tabelontwerp bewaard werd!

Verwijder in de tabel Personeelsleden de velden Beroep echtgeno(o)t(e) en Datum van ontslag en sla het tabelontwerp op.

Bij het ontwerpen van een tabelstructuur kun je ook een aantal meer geavanceerde opties voor een veld instellen. Dat gebeurt via het vak Veldeigenschappen onderaan het ontwerpvenster. De veldeigenschappen hangen af van het gegevenstype dat je voor het veld gekozen hebt. Als je op een bepaalde veldeigenschap klikt, verschijnt er in het vak ernaast uitleg over die eigenschap. 

Voor de gegevenstype Tekst en Numeriek kan de veldlengte ingesteld worden. Op die manier kan je de lengte van bepaalde velden beperken. Daardoor wordt de tabel minder groot zodat de verwerkingssnelheid verhoogt en de gebruikte opslagruimte vermindert. Klik op de knop Microsoft Office Access Help . Zoek op de term Veldlengte en kies daarna het item Velden voor numerieke waarden invoegen, maken of verwijderen.

Hier een overzicht van alle mogelijk lengte voor een numeriek veld:

• Byte: Voor gehele getallen tussen 0 en 255. De benodigde opslagruimte is één byte;

• Integer: Voor gehele getallen tussen -32.768 en +32.767. Vereiste opslagruimte is 2 bytes;

• Lange integer: Voor gehele getallen tussen -2.147.483.648 en +2.147.483.647. De benodigde opslagruimte is vier bytes.

Tip! Gebruik het gegevenstype Lange integer wanneer u een refererende sleutel maakt om een veld te koppelen aan een primaire-sleutelveld van het type AutoNummering in een andere tabel.

• Enkel: Voor numerieke drijvende-kommawaarden tussen -3,4 x 1038 en +3,4 x 1038 met maximaal zeven significante cijfers. Vereiste opslagruimte is 4 bytes;

• Dubbel: Voor numerieke drijvende-kommawaarden tussen -1,797 x 10308 en +1,797 x 10308 met maximaal 15 significante cijfers. Vereiste opslagruimte is 8 bytes;

• Decimaal: Voor numerieke waarden tussen -9,999… x 1027 en +9,999… x 1027. Vereiste opslagruimte is 12 bytes.

Als je de veldlengte achteraf verandert, moet je opletten dat je de lengte niet te klein maakt. De kans bestaat dat in dat geval gegevens verloren gaan.

We behandelen nog enkele veldeigenschappen. Voer de opdrachten steeds uit in Playstart die onder H1 staat op Drive.

Met de eigenschap Notatie geef je op hoe de inhoud van een bepaald veld weergegeven moet worden. Voor de meeste gegevenstypen zijn er enkele standaardnotaties beschikbaar. Daarnaast kun je ook zelf een notatie definiëren. De standaardnotatie van getallen, valutawaarde, datums en tijden is afhankelijk van de Landinstellingen in het  configuratiescherm van Windows.

• stel voor de velden Geboortedatum en Datum van indiensttreding  de korte datumnotatie in;

• stel voor de het veld Salaris de valutanotatie in. 

Voor de velden met als gegevenstype Numeriek en Valuta kun je het aantal cijfers (0-15) na de komma opgeven. Als het aantal decimalen op Automatisch staat, gebruikt Acces de instellingen van de veldeigenschap Notatie. Die hangen op hun beurt af van de instellingen van het onderdeel Landinstellingen in het configuratiescherm (standaard twee decimalen).

1. zet het aantal decimalen van velden Aantal kinderen en Aantal uren per week op 0;

2. voor het veld Salaris moet het aantal decimalen op 2 staan.

n sommige velden hebben de gegevens altijd hetzelfde uitzicht. Denken we maar aan rekeningnummers, btw-nummers, codes om artikels te identificeren, serienummers … Voor zulke velden kun je een invoermasker  definiëren. Invoermaskers kunnen gedefinieerd worden voor velden van het type Tekst, Numeriek, Datum/tijd en Valuta. Een invoermasker biedt een aantal voordelen:

• fouten bij het invoeren kunnen vermeden worden;

• bepaalde vaste tekens in een veld moeten niet meer ingetikt worden (-, / of spaties);

• de invoer van gegevens verloopt vlotter en sneller.

Een invoermasker bestaat uit een of meer tekens. De volgende tekens hebben bij het instellen van de eigenschap Invoermasker een speciale functie.

Een invoermasker bestaat dus uit een combinatie van de bovenstaande tekens en andere ‘vaste’ tekens. Het principe van een invoermasker zou duidelijk moeten worden via de volgende voorbeelden. 

Zoals uit de bovenstaande voorbeelden blijkt, kun je een invoermasker alleen definiëren als de opbouw van de gegevens  vrij gelijklopend is. Om uit te testen of je dit principe begrijpt, probeer je in de onderstaande gevallen zelf het invoermasker te definiëren. 

Een invoermasker kan uit twee (in principe zelfs drie) delen bestaan. Die onderdelen worden gescheiden door een puntkomma.

• in het eerste deel word het invoermasker zelf ingevoerd;

• het tweede deel dient om te bepalen of alle tekens van het invoermasker in de tabel opgenomen moeten worden. Als de instelling van dat deel 0 is, worden alle tekens (ook vaste tekens zoals -, / en spaties …) in de tabel Als dat deel leeg of 1 is, worden de vaste tekens niet in het veld opgenomen.

 Opmerkingen

• voer in het tweede deel van het invoermasker altijd 0 in;

• als je in het invoermasker Wachtwoord intikt, wordt elk teken als een asterisk weergegeven.

Als je de gegevens in het gegevensblad bekijkt, verschijnt de veldnaam boven de kolom. Als je een bijschrift invult, wordt dat bijschrift weergegeven in plaats van de veldnaam. Dat zal ook  in query’s, formulieren en rapporten het geval zijn.

Voer voor het veld Datum van indiensttreding als omschrijving In dienst sinds in. 

De standaardwaarde wordt automatisch ingevuld in het veld als je een nieuw record toevoegt. Bij het invullen kun je die waarde dan veranderen. Het instellen van een standaardwaarde heeft alleen zin als je vaststelt dat de inhoud van een bepaald veld heel dikwijls dezelfde is.

Voer voor het veld Statuut als standaardwaarde B in. Het veld salaris moet als standaardwaarde 1400 krijgen. 

Met een validatieregel kun je bepalen aan welke voorwaarde de inhoud van het veld moet voldoen. Op die manier kun je ervoor zorgen dat er geen verkeerde gegevens ingevoerd worden. Bekijk eerst de voorbeelden in de onderstaande tabel. 

Bepaalde gegevenstypen worden voorzien van begrenzingstekens als je ze in een validatieregel invoert. Als je de begrenzingstekens niet  zelf intikt, worden ze door Access toegevoegd. 

Als er in het veld gegevens ingevoerd worden die niet aan de validatieregel voldoen, verschijnt  er een dialoogvenster met een foutmelding. Na het sluiten van het venster kun je de veldinhoud verbeteren  of op Esc drukken als je de ingevoerde gegevens niet in het veld wil opnemen.

Zorg ervoor dat je in het veld Geslacht enkel Man of Vrouw kan intikken.

In de eigenschap Validatietekst kun je een bericht van maximaal 255 tekens invoeren. Dat bericht vervangt het standaardfoutbericht en wordt op het scherm getoond als de ingevoerde tekens strijdig zijn met de validatieregel.

Voeg aan het veld Geslacht de volgende validatietekst toe: Bij Geslacht moet je Man of Vrouw intikken.

Nadat je de tabelstructuur ontworpen hebt, kun je in het gegevensblad gegevens invoeren. Om het gegevensblad van een tabel op te roepen, dubbelklik op de naam van je tabel in het navigatiedeel-venster. Vanuit het tabelontwerp kun je naar het gegevensblad door op de tab Ontwerpen (groep Weergaven) op de knop Weergave te klikken.

Het is belangrijk dat je in de tabellen gegevens invoert omdat je op die manier controleert of je de veldeigen-schappen correct ingesteld hebt.

Open de tabel tblPersoneelsleden en voer de record in waarvan je de gegevens bovenaan op de volgende pagina vindt. Controleer of de veldeigenschappen correct ingesteld zijn. Pas het tabelontwerp aan als dat nodig is.

Probeer ook records in te vullen voor de andere tabellen. De gegevens kun je makkelijk zelf bedenken aan de hand van de opgaven van de vorige oefeningenreeksen.

Je hebt geleerd hoe je eigenschappen op het niveau van een veld kunt instellen.  Er bestaan ook tabeleigenschappen. Die stel je in het eigenschappenvenster in. Klik in de ontwerpweergave op de tab Ontwerpen (groep Weergeven/verbergen) op de knop Eigenschappenvenster. 

Download bijgevoegde databank. Deze bevat alle nodige tabellen met ook voorbeeldgegevens. Plaats deze op dive onder de structuur Databanken/H2.

Na het downloaden is de databank nog gecomprimeerd. Pak deze eerst uit voor dat je verder werkt. De komende oefeningen werken op deze versie van de databank.

Open het ontwerp van de tabel tblOntleningen en open het eigenschappenvenster. 

Op dit moment zijn de eigenschappen Validatieregel  en Validatietekst belangrijk.

• validatieregel: net zoals bij een veld kun je ook op het niveau van een tabel een validatieregel instellen. Een validatieregel van een tabel wordt gecontroleerd bij het opslaan van een record;

• validatietekst: als er niet aan de validatieregel voldaan is, verschijnt een standaardfoutmelding. Die kun je vervangen door de tekst die je bij deze eigenschap tikt.

Stel voor de tabel tblOntleningen de volgende eigenschappen in en sla het ontwerp op.

1. beschrijving: Ontleningen bijhouden;

2. validatieregel: [Datum inlevering] >= [Datum ontlening] Or [Datum inlevering] Is Null;

3. validatietekst: De datum van inlevering kan niet voor de datum van ontlening komen.

Bij het opslaan van het tabelontwerp verschijnt het volgende dialoogvenster.

Hier wordt er gevraagd of er gecontroleerd moet worden of de bestaande records aan de validatieregel voldoen. Als er records zijn die niet aan de validatieregel voldoen, verschijnt het dialoogvenster dat je hiernaast ziet.

Als je het veld Datum inlevering een datum intikt die voor de datum van ontlening komt, verschijnt een dialoogvenster met de ingestelde foutmelding. 

We hebben in vorige opdracht de veldeigenschappen besproken. Heb je gezien dat het vak Veldeigenschappen uit twee tabbladen bestaat? Het tabblad Opzoeken is nog niet aan bod gekomen. 

In het gegevensblad verschijnt een Ja/Nee-veld standaard als een selectievakje. Op het tabblad Opzoeken kun je dat aanpassen.

Als je in de tabel kijkt zie je dat dit standaard is voor het veld Gehuwd.

Verander in de tabel tblPersoneelsleden de eigenschap Weergave besturingselement in Keuzelijst met invoervak voor het veld Gehuwd .Sla het tabelontwerp op. Open het gegevensblad. Wat is er met het veld Gehuwd gebeurd?

In het veld Geslacht zijn er maar twee keuzemogelijkheden: Man of Vrouw.

Ontwerp een keuzelijst voor het veld Geslacht. Selecteer op het tabblad Opzoeken bij de eigenschap Weergave besturingselement de optie Keuzelijst.

Verander de overige eigenschappen zoals op de figuur hieronder. Sla de tabel op en bekijk het gegevensblad.

In het gegevensblad kun je in de kolom Geslacht een vervolgkeuzelijst openen die de twee mogelijkheden bevat. Op die manier kun je het invoeren van gegevens vereenvoudigen en fouten vermijden.

In het gegevensblad is er geen verschil tussen een keuzelijst en een keuzelijst met invoervak. Bij een formulier is er wel een belangrijk verschil. (Zie verder in het deel over Formulieren)

Ook in het veld Statuut is het aantal keuzemogelijkheden beperkt. De verschillende keuzemogelijkheden zijn opgenomen in de tabel tblStatuten.

Bekijk de tabel tblStatuten. Ontwerp daarna voor het veld Statuut in de tabel tblPersoneelsleden een keuzelijst met invoervak die de verschillende mogelijkheden uit de tabel tblStatuten bevat. De werkwijze wordt hieronder besproken.

Om de keuzelijst te ontwerpen, kun je een aantal eigenschappen van het veld Statuut op het tabblad Opzoeken aanpassen. Er bestaat echter een eenvoudiger methode met behulp van een wizard.

• Selecteer voor het veld Statuut als gegevenstype Wizard Opzoeken….

• De wizard wordt gestart. In de eerste stap moet je kiezen: ofwel worden de verschillende keuzemogelijkheden uit een andere tabel (of query) opgehaald, ofwel moet je ze zelf intikken.

Selecteer de eerste optie en klik op Volgende.

• je moet nu opgeven uit welke tabel de gegevens voor de keuzelijst gehaald moeten worden.

Selecteer de tabel tblStatuten.

• In het volgende venster krijg je links een lijst met de beschikbare velden. Het vak Geselecteerde velden bevat de velden die in de keuzelijst opgenomen zullen worden. Met de knoppen tussen de twee vakken kun je velden aan de keuzelijst toevoegen of verwijderen.

Voeg de twee velden toe.

• Nu moet je de sorteervolgorde van de items in de keuzelijst bepalen.

Sorteer op het veld Benaming statuut.

• Nu kun je de breedte van de kolom(men) aanpassen. Bovendien stelt Access voor om de sleutelkolom (met de codes van de statuten) te verbergen.Access heeft de inhoud van de geselecteerde velden in de tabel tblStatuten vergeleken met de inhoud van het veld Statuut in de tabel tblPersoneelsleden en is tot de conclusie gekomen dat er een verband is tussen het veld Statuut in de tabel tblStatuten en het gelijknamige veld in de tabel tblPersoneelsleden. De sleutelkolom is het veld uit de tabel tblStatuten waarop een primaire sleutel ingesteld is.

De sleutelkolom mag verborgen worden.
Als de sleutelkolom niet verborgen wordt, moet je in de volgende stap van de wizard kiezen welk veld de waarde bevat die overeenkomt met de inhoud van het veld Statuut uit de tabel tblPersoneelsleden. In het andere geval gaat Access ervan uit dat de sleutelkolom die waarden bevat.

• in de laatste stap geef je de naam op die boven de kolom in het gegevensblad moet verschijnen. Standaard wordt de naam van het veld in de tabel tblStatuten Als je een andere naam intikt, wordt die in het bijschrift opgeslagen.Bevestig de naam Statuut die door Access voorgesteld wordt: klik op de opdrachtknop Voltooien;

• tot slot vraagt Access of de tabel opgeslagen moeten worden.

Klik op Ja zodat de relatie tussen de twee tabellen bewaard wordt. (Relaties komen in hoofdstuk 6 aan bod.)

Hieronder zie je het tabblad Opzoeken van het veld Statuut in de tabel tblPersoneelsleden.

De keuzelijst zorgt ervoor dat je geen validatieregel moet definiëren. Als de eigenschap Alleen lijst op Ja ingesteld  is, ben je verplicht om een van de opties uit de lijst te selecteren. Bovendien wordt de keuzelijst automatisch aangepast als de tabel tblStatuten gewijzigd wordt.

Als je in het veld Statuut iets intikt dat niet overeenkomt met een van de opties uit de keuzelijst, krijg je een foutmelding.